Réforme du régime de publication légale

L’impact financier sur les sociétés luxembourgeoises en cas de dépôt tardif des données financières

La loi du 27 mai 2016 introduit un nouveau registre de commerce et des sociétés entièrement numérique avec la mise en place d’une plateforme électronique centrale de publication officielle concernant les sociétés et associations, intégrée au site internet du Registre de commerce et des sociétés (Ci-après « RCS ») et la rationalisation de la procédure de publication impliquant une refonte complète de la législation applicable.

Une des principales mesures visée par la loi consiste dans la réduction des délais de publication qui sera désormais possible dans les 15 jours du dépôt. Cette réforme va ainsi permettre de supprimer les retards de publication et de réduire les délais pour rendre les actes opposables aux tiers plus rapidement.

Au niveau des changements qui vous concernent, j’attire votre attention sur l’augmentation très significative des frais administratifs en cas de dépôts tardifs des données financières.

Conformément aux dispositions légales en vigueur, les entreprises concernées doivent actuellement déposer et faire publier leurs états financiers dans le mois suivant leur approbation par les actionnaires/associés et au plus tard 7 mois après la clôture de l’exercice social.

Les dispositions pénales de la loi concernant les sociétés commerciales prévoient à ce titre que les gérants ou administrateurs qui n’ont pas fait publier leurs états financiers sont susceptibles d’être punis d’une amende de 500 à 25.000.-EUR.

Initialement, l’article 23 de la loi du 19 décembre 2002 concernant le RCS avait inclut une disposition afin que les frais administratifs destinés à couvrir l’organisation, la tenue et le contrôle du RCS fasse l’objet d’un règlement grand-ducal. Ce Règlement n’étant jamais intervenu, la référence à l’existence de tels frais administratifs a été supprimée. La présente loi du 27 mai 2016 n’a pas repris la notion de « frais administratifs » mais a introduit un nouveau concept de « majoration de frais de dépôt » pour les dépôts réalisés en dehors des délais légaux, en ce qui concerne les données financières.

Ainsi, le règlement grand-ducal du 27 mai 2016 portant exécution de la loi du 27 mai 2016 susmentionnée prévoit que, sauf en cas de force majeure, les personnes morales qui n’auront pas effectué leur dépôt dans les délais prescrits par la loi, contribueront aux frais exposés par les autorités de surveillance en vue de déposter et de contrôler les entreprises en difficultés et supporteront à ce titre une majoration des frais de dépôt, fixés de la manière suivante

lorsque le dépôt est effectué dans le 8ème mois suivant la clôture de l’exercice social : 50.-EUR
lorsque le dépôt est effectué entre le 9ème et le 11ème mois suivant la date de clôture de l’exercice social : 200.-EUR
lorsque le dépôt est effectué à compter du douzième mois : 500.-EUR

Alors que les frais de dépôts électroniques des comptes annuels effectués dans les délais restent fixés par ce règlement grand-ducal à 19.-EUR, les majorations mentionnées ci-dessus représentent respectivement des augmentations de 263%, 1052% et 2631%.

D’après les commentaires joints au projet de règlement, le coût administratif supplémentaire des dépôts hors délais se justifie alors que « la pratique montre que de nombreux dépôts sont effectués par les usages en dehors des délais prescrits par la loi entraînant pour le gestionnaire du registre de commerce et des sociétés l’accroissement de sa charge de travail en terme de suivi de ces dépôts, de recherche dans l’historique des personnes immatriculées, voire de communication régulière avec les services du parquet dans le cadre de manquements graves aux dispositions légales applicables aux sociétés ».

Alors que toutes les mesures prévues par la loi sont entrées en vigueur à compter du 1er juin 2016, les dispositions relatives aux majorations de frais de dépôt des données financières en dehors des délais légaux ne seront applicables qu’à partir du 1er janvier 2017, soit en principe pour l’approbation du bilan au 31 décembre 2016.

En cas de dépôt tardif du bilan au 31 décembre 2016, la situation serait la suivante :

Dépôt du 01/01/2017 au 31/07/2017:
19€

Dépôt du 01/08/2017 au 31/08/2017:
50€

Dépôt du 01/09/2017 au 30/11/2017:
200€

Dépôt à partir du 01/12/2017:
500€